Hyvä tietosuoja lisää luottamusta urheiluseuraan

EU:n tietosuoja-asetuksen siirtymäaika päättyy 25.5. Se on ihan samanlainen päivä kuin mikä muu päivä hyvänsä. Seuratyö jatkuu sen jälkeenkin normaalisti. Tietosuoja on yksi seuran hyvän hallinnon elementeistä. Se on ollut sitä tähän astikin. Nyt asia on tiedostettu aiempaa paremmin.

Mitä seurassa on pitänyt tehdä tietosuoja-asiassa?

Tähän mennessä seurassa on käyty läpi seuran, jaostojen ja joukkueiden henkilörekisterit. Turhat ja vanhentuneet tiedot on hävitetty. On varmistettu, että jatkossa kerätään ja säilytetään vain tarpeellista tietoa. Muissakin asioissa on tarkistettu, miten henkilötietojen turvallisuus on varmistettu. Kun tiedetään nykytila, voidaan kehittää omaa toimintaa. Toivottavasti mahdollisimman moni seuran aktiiveista on opiskellut tietosuoja-asetuksen vaatimuksia esimerkiksi www.arjentietosuoja.fi sivustojen helppojen koulutuspakettien avulla. Seuraväen laaja yleissivistys helpottaa tietoturvan ylläpitoa ja parantamista. Kaikki tuntematon pelottaa, mutta tuttu asia on jo paljon helpompaa. Tietosuoja-asetuksessakin on kyse tavallisten asioiden hoidosta.

Mitä asetus tarkoittaa tiivistetysti ja yksinkertaistaen seuran, jaoston tai joukkueen eli rekisterinpitäjän näkökulmasta?

Seuralla on osoitusvelvollisuus. Seuran pitää pystyä osoittamaan se, mitä se tekee tietosuojan varmistamiseksi. Tähän tarvitaan dokumentointia. Seurojen kannattaa tehdä osaksi seurakäsikirjojaan tai talous- ja muita toimintaohjesääntöjään oman seuran henkilötieto-ohjeistus. Ohjeistuksen jalkautus seura-aktiiveille on tärkeä ja ehkä se vaikein tehtävä. Lisäksi on syytä sopia kirjallisesti tietosuojaan liittyvistä asioista niiden kanssa, jotka käsittelevät seurojen henkilötietoja. Tällaisia tahoja ovat esimerkiksi erilaisten tietojärjestelmien toimittajat.

Informointi kuntoon

Osa tietosuojan kokonaisuutta on rekisteröityjen (ne, joiden henkilötietoja on seuralla) informointi. Samassa yhteydessä on luontevaa tehdä omaan käyttöön henkilörekisterien selosteet käsittelytoimista. Niitä kannattaa tehdä, vaikka pakollista se ei useinkaan ole. Informoinnissa on keskeistä kuvata, mitä oikeutettuja ja vain tarpeellisia henkilötietoja kerätään, mihin niitä käytetään, miten niitä säilytetään ja milloin tiedot hävitetään. Kaikki tämä kerrotaan henkilötietonsa antavalle etukäteen ja toimitaan sen mukaan http://www.tietosuoja.fi/fi/index/ajankohtaista/tiedotteet/on/05/tietosuoja-asetuseiedellytaentisenkaltaistarekisteri-taitietosuojaselostetta.html

Hyvä dokumentointi helpottaa

Julkinen keskustelu tietosuoja-asetuksesta on lisännyt rekisteröityjen kiinnostusta omien tietojen hallintaan. Seurat tulevat saamaan kysymyksiä liikkujilta siitä, mitä tietoja seuralla on ja miten niitä tietoja käytetään. Näihin kysymyksiin tulee vastata ilman viivytystä. Hyvä dokumentointi helpottaa seuran tätäkin tehtävää. Tulevaisuuden tietojärjestelmissä henkilö teknisesti hallinnoi omia tietojaan. Henkilö pystyy tällöin itse reaaliajassa katsomaan mitä tietoja hänestä on rekisterissä.

Yksityiskohdissa on paljon viilattavaa. Urheilulle tärkeitä soveltamisohjeita kirjataan Urheilun omaan käytännesääntöön, joka ilmestyy mahdollisimman pian vuoden 2018 loppupuoliskolla. Kaikki ei ole valmista 25.5.2018, mutta maalaisjärjellä selvitään hyvin näissä tietosuoja-asioissakin – suojataan yksityisyyttä.