Uutiset Kaikki uutiset
Jaa facebookissaJaa twitterissäJaa linkedinissä
14.05.2018 | Olympiakomitea

Tietosuoja urheilun lajiliiton näkökulmasta

Urheilun lajiliitto käsittelee paljon erilaista henkilötietoa. Merkittävimpiä ovat lisenssi- ja kilpailujärjestelmien henkilötiedot, sillä ne ovat urheilutoiminnan ydintä. Ilman tietoja urheilijasta ei olisi kilpailutoimintaa.

Tämän hetken näkemyksen mukaan haasteena tulevaisuudessa on henkilötiedon julkisuus kilpailujärjestelmässä. Vastauksia haasteeseen saadaan urheilun toimialakohtaisesta käytännesäännöstä, johon kirjataan urheilulle tärkeitä henkilötietojen tietosuojaan liittyviä soveltamisohjeita.

-Olympiakomitealla on oma näkemys käytännesääntöön ja toivottavasti saamme Tietosuojavaltuutetun toimiston näkemyksen käytännesääntöön mahdollisimman pian, toteaa Suomen Olympiakomitean järjestöpäällikkö Rainer Anttila.

Tähän mennessä liitoissa on käyty läpi liiton henkilörekisterit. Turhat ja vanhentuneet henkilötiedot ja -rekisterit on hävitetty. Toisaalta liiton ja lajin historiallista tietoa ei ole syytä hävittää.

– Odotetaan rauhassa käytännesääntöä, muistuttaa Rainer Anttila.

On varmistettu, että jatkossa kerätään ja säilytetään vain oikeutettuja ja tarpeellisia henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelijät tietävät vastuunsa ja henkilötietojen käsittelyn ulkoistuksissa palvelusopimuksiin on lisätty tietosuojaan liittyvät kirjaukset. Käsittelijät vastaavat omalta osaltaan tietosuojasta ja vastaavat mm. omista alihankkijoistaan, jos sellaisia on. Muissakin, kuin vain rekisteriasioissa, on tarkistettu, miten henkilötietojen turvallisuus on liitossa varmistettu.

Liiton tietosuoja-asiantuntijalla kokonaiskuva

Liiton tietosuojan kokonaisuus on dokumentoitava osoitusvelvollisuuden toteuttamiseksi. Liiton pitää pystyä osoittamaan, mitä se tekee tietosuojan varmistamiseksi. Parhaiten asia hoituu kirjallisin dokumentein. Jokaisella liitolla olisi hyvä olla myös nimetty tietosuoja-asiantuntija. Hänellä olisi kokonaiskuva liiton tietosuoja-asioista. Hän pystyisi näin parhaiten auttamaan myös rekisteröityjä heidän kysymyksissään.

Rekisteröityjen informointi tärkeää

Tärkeä osa tietosuojan kokonaisuutta on rekisteröityjen informointi. Samassa yhteydessä on luontevaa tehdä liiton omaan käyttöön henkilörekisterien selosteet käsittelytoimista. Niitä kannattaa tehdä osana osoitusvelvollisuuden toteuttamista, vaikka pakollista se ei useinkaan ole. Informoinnissa on keskeistä kuvata, mitä oikeutettuja ja vain tarpeellisia henkilötietoja kerätään, mihin niitä käytetään, miten niitä säilytetään ja milloin tiedot hävitetään. Kaikki tämä kerrotaan henkilötietonsa antavalle etukäteen ja toimitaan sen mukaan. Lisätietoja: http://www.tietosuoja.fi/fi/index/ajankohtaista/tiedotteet/on/05/tietosuoja-asetuseiedellytaentisenkaltaistarekisteri-taitietosuojaselostetta.html

Liitoilla on myös kilpailujärjestelmän tapaisia järjestelmiä, joihin rekisteröitynyt ei itse anna henkilötietojaan, vaan tiedot siirtyvät lisenssijärjestelmästä. Tästä luovutuksesta pitää urheilijoita informoida lisenssijärjestelmässä ja kilpailujärjestelmän pitää omalta osaltaan informoida urheilijoita kilpailujärjestelmän henkilötietojen käsittelystä.

Julkinen keskustelu tietosuoja-asetuksesta on lisännyt rekisteröityjen kiinnostusta omien tietojen hallintaan. Myös lajiliitot saavat oman osansa kysymyksistä. Näihin kysymyksiin tulee vastata ilman viivytystä. Urheilijoiden ja liikkujien palvelemiseksi kannattaakin perustaa palveluosoite tietosuoja@liitto.fi.

Lue lisää: Hyvä tietosuoja lisää luottamusta urheiluseuraan