Kohti sähköistä ja reaaliaikaista talouden seurantaa – Jyväskylän Taitoluisteluseuran taloushallintoa sparrataan uudelle tasolle!

Jyväskylän Taitoluisteluseura on valittu Olympiakomitean, Visma Solutionsin ja Rantalaisen yhteistyössä järjestämän Urheiluseuran taloushallinto uudelle tasolle -kilpailun voittajaksi. JyTLS on lähes 40 vuotta toiminut urheiluseura, joka tarjoaa harrastusmahdollisuuksia kaikenikäisille luistelijoille. Yli 300 jäsenen seurasta löytyy kilpailevia yksinluistelijoita ja muodostelmaryhmiä, sekä harrasteryhmiä taaperoikäisistä aikuisiin.

– Kilpailuun tulleiden hakemusten perusteella seurojen taloushallinnossa on yleisesti paljon kehitettävää, Olympiakomitean Controller Perttu Pajukoski kertoo.

– Periaatteessa olisimme voineet valita voittajaksi minkä tahansa ilmoittautuneista seuroista, sillä jokainen selvästi kaipasi sparrausta taloushallintoonsa. Jyväskylän Taitoluisteluseura erottautui joukosta korkean motivaationsa ansiosta. Seura sopii erinomaisesti uuden sähköisen järjestelmän käyttäjäksi, sillä halukkuus taloushallinnon kehittämiseen on kova, Pajukoski kertoo.

Vaikka urheiluseurojen taloushallintoon selvästi kaivataan apua, ongelmien tiedostaminen on jo hyvä startti.

– Oli hienoa huomata, että näin moni seura on ylipäätään ajatellut, että heidän taloudessaan on kehittämistä. Yleisesti hakemusten perusteella voidaan todeta, että Suomessa on paljon seuroja, niin pieniä kuin suuriakin, joilla on todellista tarvetta taloushallinnon edistämiseen. Sähköisten järjestelmien puuttumisen lisäksi apua tarvittaisiin siihen, että niitä osattaisiin käyttää ja hyödyntää mahdollisimman tehokkaasti.

Pajukosken mukaan sähköisessä taloushallinnossa on paljon etuja, joiden vaikutukset näkyvät koko seuran toiminnassa.

– Sähköistämällä taloushallinnon talouden seurannasta saadaan reaaliaikaista, luotettavaa ja läpinäkyvää. Unelmatilanteessa seurassa tunnetaan kulurakenne, pystytään reagoimaan nopeasti ja saadaan kevennettyä hallintoon käytettävää aikaa. Lisäksi ohjelmistotoimittajat kehittävät tuotteitaan vastaamaan nykyajan vaatimuksiin ja lakimuutoksiin, joista GDPR ja Tulorekisteri viimeisimpinä tuovat isoja muutoksia myös seuratoimintaan.

Jyväskylän Taitoluisteluseurassa haasteet oli tiedostettu

Jyväskylän taitoluisteluseuran toiminnanjohtaja, Sanna Järvinen kertoo, että JyTLS haki mukaan kilpailuun tarpeesta löytää tehokkaampia välineitä talouden seurantaan. Seurassa ei ole ollut aiemmin käytössä varsinaista taloushallinnon ohjelmaa, joten budjetointiin tarvittavia lukuja on pitänyt tallentaa ja myöhemmin etsiä erillisistä tiedostoista. Tarve talouden selkeyttämiselle ja tarkentamiselle on suuri.

– Luisteluseurassa tilavuokrat ja muut ulkoapäin tulevat kustannukset ovat kovat, ja seuran tulot halutaan pitää tarkoituksella matalana. Jäsenmaksuja emme halua nostaa kohtuuttomasti, sillä toivomme, että mahdollisimman monella olisi mahdollisuus harrastaa luistelua. Kannattavuuden kanssa painitaan koko ajan.

Järvinen kertoo, että seurassa on erityisesti toivottu työkaluja talouden reaaliaikaiseen seuraamiseen ja budjetin hallintaan. Sähköisellä ohjelmistolla seuran toiminnasta saadaan laadukkaampaa, kun turha tiedonhaku voidaan jättää kokonaan pois. Työmäärä pysyy kohtuullisena ja seuran jäsenmaksut saadaan pidettyä halutulla tasolla.

– Suurin haasteemme on ollut maksukyvyn seuranta. Toivomme, että jatkossa meidän ei tarvitsisi enää tehdä äkkipäätöksiä talouden korjaamiseksi. Tasainen seuranta varmistaa, ettei kovin yllättäviä tilanteita tule eteen. Uusien toimintamallien kautta tapahtuu varmasti myös omien seuratyöntekijöiden kehitystä, joilla talouspuoli pysyy hanskassa jatkossakin.

Olympiakomitea, Visma Solutions ja Rantalainen hakivat yhdessä urheiluseuraa, jonka taloushallinto kaipasi tehostamista. Urheiluseuran taloushallinto uudelle tasolle -kilpailu järjestettiin tänä vuonna ensimmäistä kertaa. Jyväskylän Taitoluisteluseura saa palkinnoksi ilmaisen konsultoinnin ja koulutuksen taloushallinnon kehittämiseen sekä Visma Netvisor-ohjelmiston puoleksi vuodeksi maksutta käyttöönsä. Seuran matkaa kohti tehokkaampaa taloushallintoa tullaan seuraamaan läpi loppuvuodesta 2018.