Näin syntyi koronaturvallinen Paavo Nurmi Games

”Tärkeintä on varautua kaikkeen”, kiteytti Paavo Nurmi Turku Oy:n toimitusjohtaja Jari Salonen reseptinsä onnistuneen ja koronaturvallisen urheilutapahtuman rakentamiseksi. Olympiakomitean ja Ramirentin 6.10.2020 järjestämässä webinaarissa pohdittiin käytännön esimerkkien kautta, miten tartuntariskit voi selättää isojenkin urheilutapahtumien järjestämisessä.

Kesän 2020 piti olla urheilutapahtumien superkesä. Toisin kävi. Koronaepidemian vuoksi monet kesän päätapahtumat siirrettiin tai peruttiin kokonaan. Suomessa superkesä tiivistyi superviikoksi, kun Turussa järjestettiin ensin kansainvälinen Paavo Nurmi Games 11.8. ja heti perään 13.–16.8. kotimaiset Kalevan kisat.

Skenaarioista toteutukseen

Normaalioloissa Paavo Nurmi Games järjestetään Paavo Nurmen syntymäpäivänä 13. kesäkuuta.

– Koronakevät näytti nopeasti, että kesäkuu on liian suuri riski. Teimme kolme skenaariota, joista yksi oli, että pidetään välivuosi ilman kisoja. Toinen vaihtoehto oli lähes normaalien kisojen järjestäminen kesäkuussa. Taloudellisen ja toiminnallisen analyysin jälkeen päädyttiin kolmanteen vaihtoehtoon eli kisojen siirtoon Kalevan kisojen yhteyteen elokuussa, Salonen kertoi webinaariväelle.

– Yritimme olla koko ajan askeleen edellä. Siirtopäätöksen aikaan viranomaisilta tuli paljon ohjeita. Luimme ne huolella ja teimme päätöksen saatavilla olevan tiedon ja oman arviomme perusteella. Päänvaivaa aiheuttivat jonkin verran spekuloinnit siitä, avataanko tapahtumat kesäkuussa ja millaisin henkilörajoittein.

Kansainvälisyyden haasteet

– Teimme heti alkuun myös päätöksen keskittyä olennaiseen. Käytännössä tämä tarkoitti sitä, että festivaalista karsittiin lastentapahtumat, oheiskilpailut ja muut oheisohjelmat. Suurin haaste oli kisojen kansainvälisyys. Saimme jo varhain keväällä kansainväliseltä yleisurheiluliitolta tarkat protokollamääräykset. Siinä vaiheessa ne tuntuivat aika vaativilta, koska Suomen epidemiatilanne oli paljon parempi kuin muualla maailmassa.

– Meidän linjamme oli rajoittaa ulkomaisten urheilijoiden osallistuminen Schengen-alueen sisälle. Se oli aika murheellinen ja haastava bingo, sillä jouduimme sanomaan ei aika monelle urheilijalle. Ei voitu ottaa mukaan jenkkejä tai ukrainalaisia korkeushyppääjiä. Saimme kuitenkin 20 maata mukaan, mitä voi pitää hyvänä tuloksena olosuhteisiin nähden. Isoin juttu järjestelyissä oli, että urheilijat, yleisö ja vapaaehtoistyöntekijät voitiin eristää toisistaan. Rakennettiin kupla, jonka sisällä urheiltiin mahdollisimman turvallisesti.

Avoin viestintä luo luottamusta

Salonen kehuu Paavo Nurmi Games -festivaaliorganisaatiota hienosta venymisestä poikkeusolojen vuoksi.

– Minulla on ollut ilo johtaa todella kokenutta joukkuetta. Kun kisat päätettiin siirtää elokuulle, päätimme pitää kesälomat huhti-toukokuussa, jonka jälkeen palasimme kesäksi töihin.

Kisojen onnistumiseen vaikutti merkittävästi myös onnistunut viestintä.

– Olimme sopineet, että kaikki koronaan liittyvät lausunnot lähtevät minulta. Näin vältettiin se tilanne, että toinen sanoo tuota ja toinen tätä ja yleisön on vaikea muodostaa yhtenäistä kuvaa. Erittäin tärkeää on myös avoimen viestinnän logiikka. On kerrottava olennaisista asioista keskeisille sidosryhmille silloin, kun sen aika on, mieluummin jopa vähän ennen. Läpinäkyvä viestintä herättää luottamusta. Näin jälkikäteen ajatellen, jos jotain pitäisi tehdä toisin, laventaisin viestintää vielä leveämmälle. Toinen oppi oli se, että vapaaehtoistoimintaa ei kannata pitää itsestäänselvyytenä. Heillä, kuten kaikilla kansalaisilla voi olla koronasta johtuvia pelkotiloja, jotka lisäävät kynnystä vapaaehtoistyöhön osallistumisessa, Salonen perusteli.

Riskianalyysi ajan tasalle

Elokuussa suomalaiset olivat jo tottuneet käsihygieniaan ja etäisyyksien pitämiseen, joten Salosen mukaan Paavo Nurmi Games -yleisölle ei tarvinnut niitä erikseen korostaa.

– Toimme asiaa kuitenkin esiin hyvin aktiivisesti: paikalla oli riittävästi käsidesitelineitä, videoscreen-tiedotteita ja kisaselostajan suuhun istutettuja muistutuksia. Meillä käydään joka vuosi läpi tapahtuman riskianalyysi, johon sisältyy 80 eri kohtaa. Loppujen lopuksi korona toi siihen vain muutamia rivejä lisää. Tapahtumanjärjestäjän tulee joka tapauksessa olla huolellisesti varautunut kaikenlaisiin tilanteisiin ja muutoksiin, koska niitä yllättäviä juttuja yleensä aina tulee. Siksi on tärkeää päivittää riskianalyysit ja sopia turvallisuusorganisaation kanssa toimintaohjeet erilaisissa ”mitä jos” -tilanteissa. Kun protokolla on näpeissä ja kaikki osapuolet tiedotettu hyvin, kaikki osaavat toimia oikein omissa rooleissaan, Salonen summasi.

Väliaikaistiloilla ja -rakenteille väljyyttä tapahtumiin

Ramirent on vuosittain mukana 300 yleisötapahtuman teknisenä toimittajana. Ramirent oli mukana rakentamassa myös Paavo Nurmi -kisojen infrastruktuuria. Tilojen järjestämisen monitaitureilta sujuvat niin sähkötyöt kuin katsomoiden rakentaminen.

Ramirentin projektipäällikkö Juha Hämäläinen kertoi webinaarissa, millaisin välinein Ramirent edesauttaa koronaturvallisten tapahtumien järjestämistä.

– Voimme toimittaa tilaisuuksiin normaalikalusteiden lisäksi erilaisia väliaikaistiloja, kuten lisäkatsomoita tai erilaisia moduuleja väliaikaistiloiksi sekä aitoja ja karsinoita yleisöryhmien pitämiseksi erillään. Me autamme tarvittaessa myös aluesuunnittelussa ja liikenteen ohjauksessa.

– Vastuullisena toimijana olemme mukana varmistamassa, että turvavälejä on helppo pitää. Turvallisten tapahtumien järjestäminen vaatii entistä huolellisempaa suunnittelua ja yhteistyötä tapahtumajärjestäjien kanssa, Hämäläinen muistutti.