Hanna Hiilamo: Seuran askeleet digiloikkaan

Korona on haastanut koko seuratoiminnan ennenkuulumattomalla tavalla, ja digiloikan tarve on tullut ehkä pakon sanelemanakin seurojen eteen. Digitalisaatio on jo sanana niin monimerkityksinen sanahirviö, että sen vaateen edessä moni seura on joutunut pohtimaan – mikä digissä on oleellista, mitä hyötyjä siitä saadaan ja ennen kaikkea minkälaisella askelmallilla digiloikka tehdään?

Digitalisaatio väistämättä muuttaa seuran tapaa toimia. Seuran palvelujen ja taloushallinnan digitalisoinnissa vanhaa toimintamallia ei yritetä viedä uuteen vaan digi antaa mahdollisuuden tarkastella omaa toimintaa ja käytössä olevia järjestelmiä ja toimintamalleja aivan uudella tavalla.

Olympiakomitea julkaisi tammikuussa kaikille seuroille oman digipalvelun, Suomisportin Seurapalvelun, ja sen on kahdessa kuukaudessa ottanut käyttöönsä jo 360 seuraa. Suomisportissa digiloikan tarve urheilussa on näkynyt vahvasti – asiakkuudet kasvoivat viime vuonna 70 % ja asiointimäärät yli 40 %. Suomisport-digipalvelu on räätälöity urheilun omiin tarpeisiin helpottamaan lajiliitojen ja seurojen arkea. Seurapalvelu tarjoaa kaikki seuran digityökalut seuralle yhdestä paikasta.

Miksi loikata digiin?

Miksi seuran kannattaa lähteä digitalisoimaan toimintaansa ja palvelujaan? Mitä ongelmia digi urheilussa ratkaisee?

AJAN JA KUSTANNUSTEN SÄÄSTÖ

Seurapalvelussa seuran taloushallinnan ja valmennusryhmien pyörittämisen hallinnollisia ja toiminnallisia prosesseja on automatisoitu. Laskutus poistu lähes kokonaan ja valmentaja voi pyörittää toimintaa aikaa säästäen myös ”kentän laidalta” mobiilisovelluksen kautta. Ottamalla käyttöön taloushallinnan järjestelmän siirtyy tieto automaattisesti Suomisportista taloushallintaan. Kun liikkuja ostaa ja maksaa palvelunsa verkkokauppa-tyyppisesti, rahankierto seuralle nopeutuu.

LAKIEN NOUDATTAMINEN JA TIETOTURVA

Seurapalvelussa on markkinoilla aivan uniikit yhdistyslainmukaiset jäsenhallinnan toiminnot. Ry:ssä jäseneksi haluava ilmoittaa tahtonsa liittyä seuraan ja seura tekee nimenomaisen päätöksen ottaa kandidaatti jäseneksi. Seurapalvelun prosessit on räätälöity urheilulle tukemaan lainmukaista toimintaa. Suomisportin tekninen tietoturva on Nixu Oyj:n toimesta testattu – seuran ei tarvitse huolehtia onko jäsenten tiedot turvassa. Seuran vastuulle jää turvallisen käytön opastus.

TEHOKAS MARKKINOINTI JA HARRASTAJAKUNNAN SITOUTTAMINEN

Urheilun ongelmana on ollut omien palvelujen markkinointi – miten saada harrastajat tietoisiksi omista palveluista ja puhutella lapsia ja nuoria niissä kanavissa, joissa he ovat – kännykällä? Suomisport tarjoaa seuroille ratkaisut. Seurapalvelu tuo seuran omat palvelut verkkokauppatyyppisesti omille nettisivuille ja jaettaviksi seuran omissa kanavissa. Lisäksi Olympiakomitea tarjoaa seuroille valtakunnallisen harrastushakukanavan, johon seura saa omat palvelunsa näkyville yhdellä klikkauksella. Olympiakomitea mainostaa koko suomalaisen seuratoiminnan palveluita keksitetysti ja liikkujien on helppo etsiä ja löytää Suomisportista itselleen sopiva seura ja harrastus läheltä.

Suomisportin sporttitilin ja mobiilin avulla seuran on helppo tavoittaa kaikki oman seuratoiminnan piirissä olevat liikkujat – kanava on aina auki ja tavoittaa helposti ja kohdentaen oikeat ihmiset. Kun lasten treenit löytyvät samasta palvelusta ja mobiilista riippumatta lajista, tulee sovellusta käytettyä päivittäin treenien, maksujen ja viestien hallinnointiin. Suomisport on urheilun oma “wilma” – kanava liikkujien arkeen.

Kolmen A:n malli – askeleet digiloikkaan eli miten digiloikka tehdään?

ARVIOI TOIMINTAMALLIT

Arvioi ja selvitä omat toimintamallit seurassasi. Muuta tapoja toimia ja virtaviivaista ne digiin.

AUTOMATISOI

Perehdy Seurapalveluun ja sen tapaan automatisoida ja hoitaa seuran hallinnon ja toiminnan prosessit. Ota palvelu maksutta käyttöön, testaa ja kokeile. Tee tarvittavat mahdolliset muut muutokset toiminnassa, ota esimerkiksi käyttöön sähköinen taloushallinnan järjestelmä ja yhden tilin malli, suunnittele nettisivut tukemaan Seurapalvelun palvelujen tarjoamaa ja siirrä toiminta Seurapalveluun.

AJATTELE ASIAKASTA

Kutsu seurasi jäsenet mukaan liittymään Suomisportiin. Suomisport on kehitetty asiakas- ja käyttäjälähtöisesti. Kaikki on suunniteltu helpottamaan liikkujien arkea. Lataamalla mobiilisovelluksen seuran jäsenet ja liikkujat voivat helposti asioida seuran kanssa yhdessä kanavassa. Lapset voivat myös ladata sovelluksen ja saada treeniaikataulut sekä valmentajan viestit suoraan kännykkään. Seuran palvelut löytyvät myös helposti seuran nettisivuilta ja niitä on helppo jakaa ja markkinoida kaikissa seuran viestintäkanavissa ja Olympiakomitean valtakunnallisessa Suomisport-harrastushakupalvelussa.

Kolmen A:n mallin toteuttamalla seura on väistämättä hypännyt kolmiloikan eteenpäin digiin ja parhaaseen AAA+ ryhmään, jolloin aikaa jää paremmin ydintoimintaan eli lasten, nuorten ja aikuisten liikuttamiseen.

Tehdään digiloikka yhdessä!