Jaa artikkeli Facebookissa Jaa artikkeli Twitterissä Jaa artikkeli LinkedInissä

Olympiakomitean verkkosivuston uudistus: kysymykset ja vastaukset

Suomen Olympiakomitea on avannut julkisen kilpailutuksen verkkosivustonsa uudistuksen teknisestä toteutuksesta ja visuaalisesta suunnittelusta. Kilpailullisena neuvontamenettelynä toteutettava kilpailutus on julkaistu 28.11.2023 julkisten hankintojen Hilma-palvelussa. Siirry katsomaan Hilman hankintailmoitusta.

Kilpailutukseen osallistuvat toimittajat voivat esittää tarkentavia kysymyksiä tarjouspyynnöstä lähettämällä kysymyksensä osoitteeseen piia.bergstrom@olympiakomitea.fi. Kysymykset ja vastaukset julkaistaan tällä sivulla sitä mukaa, kun niitä tulee.

Toimittajille järjestetään lisäksi yhteinen Teams-kokous 4.12. klo 14-15, jolloin on myös mahdollisuus esittää tarkentavia kysymyksiä. Kyselytilaisuudesta saa pyydettäessä tallenteen katsottavaksi. Tarkemmat tiedot Teams-kokouksesta Hilman hankintailmoituksesta.

Kysymykset ja vastaukset

7.12.2023 saapuneet kysymykset

Kysymys: voitteko avata ajankohtaisissisällön personoinnin ja mistä se tarve tulee? Onko tarkoitus että esim. painiin liittyvät tulokset suodatetaan käyttäjälle vai jotain monimutkaisempaa.

Vastaus: Haluamme palvella kohderyhmiämme paremmin kevyellä, kävijän omaan valintaan ja preferensseihin perustuvalla personoinnilla. Personointi tapahtuu siis kohderyhmittäin. Konseptisuunnitelmassa on kuvattu asia näin:

Kohderyhmä

  • Ajankohtaisille sisällöille voi valita yhden tai useamman kohderyhmän
  • Kohderyhmiä tulee sivustolle noin kymmenen ja OK:n pääkäyttäjä voi päivittää kohderyhmälistausta
  • Kohderyhmät vaikuttavat seuraaviin asioihin
    • Kävijä voi suodattaa tärkeimmässä ajankohtaisen sisällön moduulissa olevaa sisältöä tekemällä valintoja kohderyhmiin perustuen (ks. Etusivu-wireframe)
    • Päivittäjä voi luoda niitä hyödyntäen sisältösuodatettuja ajankohtaisen sisällön listauksia ja moduuleita

Kysymys: Onko “Suomisport” kirjautuminen siis OK.fi sivustolta suomisportin palveluun, vai liittyykö tähän muutakin?

Vastaus: Kyllä. Kävijä klikkaa Suomisportin logoa ja voi siitä avautuvassa ikkunassa kirjautua Suomisport-palveluun. Samassa ikkunassa myös linkki Suomisportin markkinointisivuille, jonne kävijä voi halutessaan siirtyä kirjautumisen sijaan.

5.12.2023 saapuneet kysymykset

Kysymys: Olisiko mahdollista saada tässä kohtaa näytille Olympiakomitean graafista ohjeistoa?

Vastaus: Kyllä on. Olympiakomitean brändikirjan voi ladata tästä.

4.12.2023 kyselytilaisuus

Alla vastaukset niihin kysymyksiin, joihin emme osanneet antaa vastausta maanantaina 4.12. järjestetyssä kyselytilaisuudessa.

Kysymys: Mikä on toivottu suorituskyky, kuinka nopeasti sivuston tulee latautua?

Vastaus: Mahdollisimman nopea. Hubspotin siteeraaman tutkimuksen mukaan keskimääräinen latausaika desktopilla on 2,5 sekuntia.

Kysymys: Käyttöpalvelun skaalautuvuus: tuleeko tapahtua reaaliaikaisesti vai niin, että kapasiteetti riittää kävijäpiikkeihin automaattisesti?

Vastaus: Tämä menee meidän osaamisalueemme ulkopuolelle, joten toivomme toimittajien arvioivan mikä on meidän sivustomme kohdalla järkevintä ja kustannustehokkainta.

Kysymys: Mikä on liikennemäärä ja piikkikuorma olympialaisten aikana? Mikä on normaalikuorma? Onko dynaamista skaalautumista vai kiinteästi isompi kapasiteetti käytössä?

Vastaus: Kävijämäärä verkkosivustollamme viimeisen neljän vuoden aikana (lähde: Google Universal Analytics)
2022: 556 831, päivittäinen keskiarvo 1564
2021: 556 008, päivittäinen keskiarvo 1561
2020: 312 816, päivittäinen keskiarvo 878
2019: 274 668, päivittäinen keskiarvo 771
Käyttäjiä sivustollamme kuluvana vuonna 1.1.-6.12.2023 (lähde: Google Analytics 4): 208 055, päivittäinen keskiarvo 628

Tokion olympialaiset 23.7.-8.8.2021: 142 812 kävijää. Päivittäinen keskiarvo 8400. Piikit:

  • 29.7.: 17 240
  • 1.8.: 17 781
  • 3.8.: 13 517
  • 4.8.: 13 259
  • 6.8.: 10 915
  • 7.8.: 13 922

Pekingin olympialaiset 4.-20.2.2022: 119 839 kävijää. Päivittäinen keskiarvo 7049. Piikit:

  • 11.2. 12 207
  • 20.2. 17 120

Kysymys: Kuinka paljon sivustohakuun indeksoidaan sivuja ja kuinka paljon hakukyselyjä on kuukausittain?

Vastaus: Tätä on vaikea arvioida vielä. Viemme uudelle sivustolle uutis-, tiedote- ja artikkelisisällöt alkaen vuodesta 2020. Pelkästään näistä muodostuu tähän päivään mennessä 1545 sivua. Näiden lisäksi tulevat ns. staattiset sivut, joiden määrää emme osaa arvioida.

Kysymys: Onko jo olemassa sivukartta ja arvio uuden sivuston sivujen määrästä?

Vastaus: Rautalankojen mukainen päävalikko on lyöty lukkoon tasoon kaksi asti. Siitä syvemmälle menevä rakenne ja sivut ovat työtä, jota Olympiakomitean viestintätiimi edistää. Sivukarttaa ei siis vielä ole, emmekä pysty antamaan tarkkaa arviota uuden sivuston tulevasta sivumäärästä.

Nykysivustolla on yli 450 staattista sivua ja yli 3100 artikkelia. Arviomme on, että ns. staattisia tai pysyvämpiä sivuja tulee olemaan paljon vähemmän, mutta toisaalta konseptissa on elementtejä, joiden myötä sivuja voi tulla enemmänkin (merkki- ja seuratietokanta, kts. konseptisuunnitelma). Julkaisimme vuonna 2022 verkkosivuillamme 394 uutista, tiedotetta ja artikkelia ja vuonna 2021 vastaava lukumäärä oli 478. Nämä luvut antavat osviittaa tuottamamme ajankohtaissisällön määrästä.

Kysymys: Kuinka suuri painoarvo on tarjousten esittelyllä toimittajavalinnassa?

Vastaus: Kun olemme arvioineet ja pisteyttäneet saamamme tarjoukset, valitsemme vähintään kolme toimittajaa, jotka kutsumme esittelemään tarjouksensa. Kutsun yhteydessä kerromme jatkoon valituille toimittajille erikseen tarkemmin esittelystä ja sen arvioinnista.

30.11.2023 saapuneet kysymykset

Kysymys: Tarjouspyynnössä on mainittu seuraavasti ”…osoituksena pyydetään toimittamaan tarjouksen liitteenä enintään kolme kuukautta vanha Asiakastiedon Alfa Rating- raportti.” Ja kysymyksen esittäjälle toisaalta vastattu ”Koko tarjous pyydetään toimittamaan yhtenä kokonaisuutena, ilman erillisiä liitteitä.” Kumpi on oikein?

Vastaus: Tämä on meidän puoleltamme ihan ajatusvirhe. Alfa Rating -raportti saa olla erillisenä liitteenä.

Kysymys: Voiko tarjouskilpailussa tarjota muuta kuin WordPress-toteutusta?

Vastaus: Olemme valinneet teknologiaksi WordPressin, joten tässä kilpailutuksessa emme voi huomioida tarjouksia muista toteutuksista.

29.11.2023 saapuneet kysymykset

Kysymys: Tarjouspyynnössä lukee seuraavasti: ”Ulkopuolinen saavutettavuuden asiantuntijaorganisaatio suorittaa uudelle sivustolle saavutettavuusauditoinnin kolmen kuukauden sisällä palvelun julkaisusta.” Ja toisaalta ”Toimittaja vastaa saavutettavuusselosteen tuottamisesta.” Varmistamme, että ymmärsimmekö oikein eli auditointia ei tarvitse sisällyttää hintaan, mutta auditoinnin tulosten perusteella tehtävä saavutettavuusselosteen tuottaminen tulee sisällyttää?

Vastaus: Uusi sivusto toteutetaan täyttämään mahdollisimman kattavasti WCAG 2.1 -kriteeristön A- ja AA-tason vaatimukset. Toteutusprojektin aikana saattaa tulla eteen tilanne, jossa on tarpeen arvioida voidaanko tietyssä kontekstissa poiketa kriteerien noudattamisesta esimerkiksi käyttökokemuksen tai teknisten rajoitusten takia. Mahdollisista saavutettavuuspoikkeamista sovitaan kirjallisesti ja Toimittaja kirjaa ne projektidokumentaatioon. Toimittaja tuottaa saavutettavuusselosteen sivuston julkaisuhetkeä varten näihin poikkeamakirjauksiin perustuen.

Sivuston julkaisun jälkeen Olympiakomitea ostaa kolmannelta osapuolelta saavutettavuusauditoinnin uudelle verkkosivustolle. Auditoinnin suorittajaksi valittu asiantuntijaorganisaatio vastaa uuden saavutettavuusselosteen tuottamisesta osana auditointiprosessia. Olympiakomitea vastaa sekä auditoinnin että uuden saavutettavuusselosteen kustannuksista.

Kysymys: ”Toimijan tulee hinnoitella tarjouksessaan jatkuvan optimoinnin palvelu.” Voitteko hieman tarkentaa tätä eli mitä tarkoitetaan jatkuvalla optimoinnilla? Toivotaanko siis palvelua, jossa toimittaja käy kanssanne sisältöjä, avainsanoja, konversioita ja analytiikkaa läpi aika ajoin ja ehdottaa tai jopa toteuttaa muutoksia palvelun sisältöön?
Onko toimittajan tarjottava tätä palvelua vai voiko siihen ehdottaa kolmatta osapuolta?

Vastaus: Odotamme Toimittajan kuvaavan millaista jatkuvan ja säännöllisen hakukoneoptimoinnin palvelua he voivat meille tarjota. Palvelu voi sisältää juurikin kysymyksessä mainittuja asioita, mutta koska emme itse ole aihealueen asiantuntijoita, toivomme Toimittajan ehdottavan mielestään Olympiakomitean verkkosivustolle ja sen tavoitteisiin sopivaa kokonaisuutta.

Palvelun toteuttajaksi voi ehdottaa kolmatta osapuolta, mutta oston on tapahduttava Toimittajan kautta. Olympiakomitea ei halua tehdä erillistä sopimusta kolmannen osapuolen kanssa. Kolmatta osapuolta ehdotettaessa on tärkeää varmistua siitä, että sellaisen käyttäminen ei oleellisesti lisää Olympiakomitean verkkosivuvastaavan työtä. Toimittajan tulee siis varmistua siitä, että kolmas osapuoli perehdytetään tarvittavalla tasolla kokonaisuuteen.

Kysymys: Tuleeko palvelinkäyttöpalvelu (hosting) tarjota osana hankintaa?

Vastaus: Kyllä

Kysymys: Mikä tulee olla julkisen verkkopalvelun saatavuuden tavoitetaso kuukausittain, kun ei huomioida suunniteltuja katkoja?

Vastaus: Verkkopalvelulle ei ole määritelty saatavuuden tavoitetasoa. Toki odotetaan hyvää saatavuutta.

Kysymys: Millaisia tavoiteaikoja tukipalveluissa tulee olla reagointi- ja ratkaisuaikojen osalta?

Vastaus: Tukipalveluiden reagointi- ja ratkaisuajoille ei ole määritelty tavoiteaikoja. Odotamme Toimittajan ehdottavan tarjouksessaan omalta kannaltaan realistisia ja järkeviä tavoiteaikoja.

Kysymys: Voisiko asiakas harkita tarjouspalvelu.fi -palvelun hyväksikäyttöä tässä kilpailutuksessa, tällaisenaan kilpailutuksen sisältö ja ennen kaikkea tarjouksen toivottu sisältö on melkoisen epäselvä; esimerkiksi laadulliset komponentit a) toimituksen kokonaishinta ( = on epäselvää miten vertailuhinta koostuu hintakomponenteista) b) tarjottava palvelu (= Mitä tarkalleen ottaen tässä haetaan ja halutaan? Toimitetaanko tiedot omassa liitteessä?) c) Toimituskyky, tiimi ja osaaminen (= Mitä tarkalleen ottaen tässä haetaan ja halutaan? Toimitetaanko tiedot omassa liitteessä?) d) Aikataulun ja projektisuunnitelman selkeys ja uskottavuus (= Toimitetaanko tiedot omassa liitteessä? Mikä on maksimipituus dokumentille?)

Vastaus: Kilpailutus on julkaistu hankintalain edellyttämällä tavalla Hilma-palvelussa. Emme voi tässä vaiheessa muuttaa prosessia ja toimintatapaa tarjousten toimittamisen osalta.

Tarjous pyydetään toimittamaan tarjouspyynnössä määritellyn mukaisesti (kts. erityisesti sisällysluettelo). Koko tarjous pyydetään toimittamaan yhtenä kokonaisuutena, ilman erillisiä liitteitä. Dokumentille ei ole määritelty enimmäispituutta.

Toimituksen kokonaishinta: Kokonaishinta muodostuu hankinnan kohteena olevan kokonaisuuden osista eli Asiakkaan julkisen verkkosivuston julkaisualustan käyttöönotosta, pääsivuston teknisestä toteutuksesta ja visuaalisesta suunnittelusta sekä ylläpitopalveluista. Tarjouspyynnön kohdassa 2 (Hankinnan kohde) kerrotaan, mitä kokonaisuudelta edellytetään. Tämä erittely sisältää kohdissa 20 ja 22 pyynnön hinnoitella analytiikkapalvelu ja hakukoneoptimoinnin palvelu. Nämä hinnat tulee esittää tarjouksessa eriteltyinä.
Tarjouspyynnön kohdassa 5 (Tarjousten ja tarjoajan valinta) listataan se, miten Toimittajan tulee eritellä hinnat. Toimittajan tulee perustaa hinnoittelu työmääräarvioihin. Hintojen erittelyn tarkoituksena on antaa Asiakkaalle käsitys siitä mitä suunniteltujen toiminnallisuuksien toteuttaminen tulee maksamaan. Tämä antaa Asiakkaalle käsityksen siitä, voidaanko hankinnan kohteena oleva palvelu eli uuden verkkosivuston rakentaminen toteuttaa toivotulla laajuudella, vai jätetäänkö osa toiminnallisuuksien toteuttamisesta jatkokehitykseen.
Toimittajalla on käytössään konseptisuunnitelma ja rautalankamallit työmääräarvioita varten.

Tarjottava palvelu: Konseptisuunnitelman ja rautalankamallien mukaisen verkkosivuston rakentaminen. Tarjoaako Toimittaja sellaisen WordPress-alustan, jolle on mahdollista teknisessä mielessä rakentaa konseptisuunnitelman ja rautalankamallien mukainen verkkosivusto. Asiakas haluaa tietää millainen on sisällönhallinnan toteutus, jotta voi arvioida sisällöntuotannon ja päivittämisen helppoutta.

Toimituskyky, tiimi ja osaaminen: Tarjouspyynnössä pyydettyjen tietojen perusteella arvioidaan kuinka hyvin Toimittajan toteutustiimin osaaminen vastaa projektin tarpeisiin, mikä on toteutustiimin osaamisen taso (aloittelija vs. seniori eli kokemusvuodet) ja että Toimittaja on toteuttanut vastaavia projekteja aiemmin.

Kysymys: Miten asiakasreferenssihaastattelu vaikuttaa tarjouksen arviointiin?

Vastaus: Asiakasreferenssihaastattelun tarkoituksena on tarvittaessa ainoastaan varmistaa, että tarjouksessa ilmoitetut referenssit ovat paikkansapitäviä.

Kysymys: Voitteko avata mitä tämä käytännössä tarkoittaa ” Toimittajan odotetaan kertovan, mikäli projektissa voidaan hyödyntää rahoituksessa SaaS-mallia. Tällaisen rahoitusmallin ehdot ja kustannukset tulee esitellä osana tarjousta.”?

Vastaus: Asiakas haluaa ymmärtää, onko hankinta mahdollista maksaa kuukausittaisina maksuerinä esimerkiksi vuoden, kahden tai kolmen vuoden aikana sen sijaan, että hankinta maksetaan toteutusprojektin aikana tai välittömästi projektin valmistuttua.

Kysymys: Onko asiantuntijatyöt tehtävissä pääsääntöisesti etänä?

Vastaus: Kyllä.

Kysymys: Mikä on hankinnan arvioitu budjetti?

Vastaus: Arviomme mukaan hankinta mahdollisesti ylittää julkisten hankintojen kansallisen kynnysarvon.

Kysymys: Millaisia sopimusehtoja hankkeessa noudatetaan toimitusprojektin ja jatkuvien palvelujen suhteen? Mistä sopimusehdot ovat nähtävissä?

Vastaus: Hankinnasta tehdään varsinainen hankintasopimus, jossa käytetään sekä yksilöllisiä ehtoja että yleisiä sopimusehtoja.
Hankkeessa noudatetaan hankintasopimuksessa yksilöityjen ehtojen lisäksi seuraavia yleisiä sopimusehtoja:
IT2022 EJT – Erityisehtoja tietojärjestelmien ja asiakaskohtaisten ohjelmistojen toimituksista
IT2022 YSE – Yleiset sopimusehdot
Ehtoihin voi tutustua osoitteessa: https://it-ehdot.fi/tutustu-ehtoihin/.