Palokan Ilo kohti sähköistä taloushallintoa
Palokan Ilo on valittu Olympiakomitean, Visma Solutionsin ja Rantalaisen yhteistyössä järjestämän Urheiluseuran taloushallinto uudelle tasolle -kilpailun palkinnon saajaksi. Palokan ilo on lähes 40-vuotias voimistelu- ja liikuntaseura, jonka tavoitteena on edistää Jyväskylän Palokan alueen liikuntamahdollisuuksia. Yli 1100 jäsenen seura tarjoaa liikuntaa kaikenikäisille ja -tasoisille liikkujille.
Palokan Ilon talous- ja valmennusjohtaja Marika Virtanen kertoo seuran ottavan haasteen vastaan iloiten. Viimeisen viiden vuoden aikana reilusti kehittynyt seura on saanut uusia haasteita kasvaneen jäsenmäärän myötä.
– Nopeasti useilla sadoilla jäsenillä kasvanut seura on luonut haasteita, kuinka pysymme mukana taloushallinnossa, kun käsiteltävää laskutusaineistoa on huomattavasti enemmän. Työnkuva on urheiluseurassa laaja ja talouden hoitaminen vaatii paljon aikaa. Tehokkaammat järjestelmät ja kasvanut osaaminen niiden käytössä vapauttaa varmasti aikaa myös muille töille, Virtanen kertoo.
Tällä hetkellä seurassa koko taloushallinto hoidetaan seuran sisällä ja pitkälti käsityönä. Seuralla on käytössä taloushallintojärjestelmä Netvisor kirjanpidon ja budjetoinnin apuna. Palokan Ilolla onkin tavoitteena laajentaa ja oppia lisää Netvisorin käytöstä, sekä saada sen kautta taloushallinto ja kirjanpito pois paperilla tehdystä käsityöstä kohti nykyaikaisempaa toimintamallia.
– Toivomme, että taloushallinto sujuu mahdollisimman simppelisti ja automaatiota hyödyntäen yhdessä järjestelmässä. Pidemmän tähtäimen tavoitteena on saada koko kirjanpito sähköiseksi, mikä vähentää virheiden määrää taloushallinnon eri vaiheiden välillä.
Sähköistämällä askel modernimpaan taloushallintoon
Olympiakomitean Controller Perttu Pajukosken mukaan sähköisessä taloushallinnossa on paljon etuja, joiden vaikutukset näkyvät koko seuran toiminnassa. Kilpailuun tulleiden hakemusten perusteella seurojen taloushallinnossa on yleisesti paljon kehitettävää. Sähköisten järjestelmien puuttumisen lisäksi apua tarvittaisiin siihen, että niitä osattaisiin käyttää ja hyödyntää mahdollisimman tehokkaasti.
– Sähköistämällä taloushallinnon talouden seurannasta saadaan reaaliaikaista, luotettavaa ja läpinäkyvää. Unelmatilanteessa seurassa tunnetaan kulurakenne, pystytään reagoimaan nopeasti ja saadaan kevennettyä hallintoon käytettävää aikaa. Lisäksi ohjelmistotoimittajat kehittävät tuotteitaan vastaamaan nykyajan vaatimuksiin ja lakimuutoksiin, joista GDPR ja Tulorekisteri viimeisimpinä tuovat isoja muutoksia myös seuratoimintaan.
Palokan Ilo saa palkinnoksi ilmaisen konsultoinnin ja koulutuksen taloushallinnon kehittämiseen sekä Visma Netvisor-ohjelmiston lisäominaisuudet puoleksi vuodeksi maksutta käyttöönsä. Aikaisemmin kesäkuussa voittajaksi valitulla Jyväskylän Taitoluisteluseuralla ei valitettavasti ollut tällä hetkellä mahdollisuutta lähteä tekemään taloushallinnossaan niin isoja muutoksia, joita kisan palkinnon hyödyntäminen parhaalla mahdollisella tavalla olisi vaatinut.
– Olemme iloisia, että Palokan Ilo pääsi mukaan luomaan taloushallinnostaan nykyaikaisempaa ja tehokkaampaa, ja toivotamme Jyväskylän Taitoluistelun toimintaan kaikkea hyvää ja menestystä! Pajukoski kertoo.
Olympiakomitea, Visma Solutions ja Rantalainen hakivat yhdessä urheiluseuraa, jonka taloushallinto kaipasi tehostamista. Urheiluseuran taloushallinto uudelle tasolle -kilpailu järjestettiin tänä vuonna ensimmäistä kertaa. Voittaneen seuran matkaa kohti tehokkaampaa taloushallintoa tullaan seuraamaan läpi loppuvuoden 2018.