Sähköisellä taloushallinnolla varmuutta urheiluseuran päätöksentekoon

Palokan Ilo voitti viime vuonna järjestetyn Urheiluseuran taloushallinto uudelle tasolle -kilpailun. Palkintona he ovat saaneet Netvisor taloushallinto-ohjelmiston kaikki palveluosiot käyttöönsä puoleksi vuodeksi ilman kustannuksia ja myös koulutusta ohjelmiston käyttöön. Seuratoiminnan johtaja Marika Virtasen mukaan on hienoa huomata, että kun järjestelmää oppii käyttämään, tulee koko ajan vähemmän virheitä.

– Kun tehdään käsin, on paljon mahdollisuuksia tehdä muutaman sentin virheitä ja niiden korjaamiseen menee hirvittävän paljon aikaa. Kun laskut ja palkat kirjautuu nyt automaattisesti, niin ei tule enää mokia, Virtanen iloitsee.

Palokan Ilo on noin 1100 jäseninen voimistelu- ja liikuntaseura, joka on kasvanut merkittävästi 2010-luvulla. Jäsenmäärän kasvu toi talouden hallintaan haasteita. Vuonna 2016 seura otti käyttöön Netvisor taloushallinto-ohjelmiston, mutta suurin osa sen automaatiomahdollisuuksista on ollut käyttämättä. Palkat on maksettu eri järjestelmän kautta, laskut on kirjattu kirjanpitoon käsin ja jäsenmaksut hoidetaan edelleen jäsentietopalvelu Hoikan kautta.

Nyt seura on ottanut Netvisorin laajemmin käyttöönsä ja suurin osa laskuista hoituu sähköisesti sekä kirjautuu kirjanpitoon automaattisesti. Myös palkat ja palkkiot maksetaan Netvisorin kautta, joten sekin tieto siirtyy kirjanpitoon ilman käsityötä. Vain jäsenmaksut täytyy edelleen kirjata käsin, mutta siihenkin on odotettavissa parannusta, sillä integraatiota Netvisorin ja jäsenrekisteriohjelma Hoikan välille ollaan parhaillaan rakentamassa.

Automaation koko hyöty käyttöön

Jotta sähköisestä taloushallinto-ohjelmistosta saa kaiken hyödyn irti, täytyy sekä tulo- että menopuoli saada hoitumaan saman järjestelmän kautta. Kun kaikki tieto tulee järjestelmään valmiiksi sähköisenä, eikä lukuja kirjata käsin, poistuu virheiden mahdollisuus ja raportointikin saadaan ulos paljon nopeammin. Avainasiakasvastaava Sirpa Turunen Visma Solutionsilta muistuttaa ajantasaisen tiedon tärkeydestä.

– Kun kaikki tehdään yhdessä paikassa sähköisesti, ei virheitä tapahdu ja tieto on kaikkien saatavilla reaaliaikaisesti. Seuran on myös helpompi seurata kassavirtaa ja reagoida muuttuviin tilanteisiin, Turunen kuvailee.

Marika Virtanen on myös huomannut budjetin seurannan helpottuneen, kun laskut ja palkat kirjautuvat nyt automaattisesti kirjanpitoon.

– Edellisen kuukauden tilanteen saa johtokunnalle nyt paljon nopeammin. Aiemmin jos  loppusumma heitti vaikka vain 5 euroa, saattoi eron löytäminen viedä 10 tuntia tai se saattoi löytyä heti, Virtanen muistelee.

Sirpa Turunen painottaa myös automatisoidun taloudenhallinnan tärkeyttä koko seuran näkökulmasta. Se vapauttaa aikaa hallinnollisista töistä seuran kannalta olennaisempiin tehtäviin. Virtanen allekirjoittaa tämän.

– Kaikkeen talouden hoitamiseen käytettävä aika on kutistunut. Ennen se työ alkoi vasta siinä kohtaa, kun alettiin laskea palkkoja. Nyt on monta välityövaihetta jäänyt pois, joten aikaa säästyy tunteja, Virtanen laskee.

Varmuutta päätöksentekoon

Yhdistysmuotoisessa toiminnassa on myös tärkeää, että taloutta hoidetaan mahdollisimman läpinäkyvästi. Yksi tapa lisätä läpinäkyvyyttä on yhden pankkitilin malli, joka selkeyttää ja helpottaa myös päivittäistä taloushallintoa. Seura säästyy monelta ongelmalta, kun jokaisella hallituksen jäsenellä on selkeä tieto, mistä rahat ovat tulleet ja mihin niitä on käytetty.

– Sähköinen taloushallinto tuo talouteen läpinäkyvyyttä. Raportit saadaan nopeammin päättäjien käyttöön. Jokainen, jolla on käyttöoikeudet, voi itse käydä katsomassa tietoja ohjelmistosta. Ja jokaisesta kirjanpidon tapahtumasta pääsee porautumaan kuitille asti, jolloin on helppo seurata, mistä kustannukset muodostuvat, Sirpa Turunen listaa.

Netvisor on tuonut selkeää helpotusta Palokan Ilon talouden seurantaan.

– Meidän kilpailutoiminta on kasvanut niin paljon, että meille on tärkeää tietää, mikä toiminto tuottaa ja mistä tulee tappioita. Netvisorin avulla voimme nyt kohdistaa kustannukset ja nähdä, miten kustannukset ja tuotot jakaantuvat. Raportit saa järkevästi tehtyä kuukausittain, Virtanen kertoo.

Palokan Ilossa on huomattu myös ajantasaisen taloushallinnon tuomat hyödyt päätöksentekoon. Marika Virtasen mukaan johto voi nyt tehdä päätöksiä paljon varmemman tiedon pohjalta. Tarkempi talouden seuranta on tuonut mielenrauhaa ja päätöksenteko on helpottunut.

– Nyt pystymme tekemään päätöksiä hyvillä mielin, kun tiedämme, että tilillä on rahaa. Ennen päätöksiä tehtiin aina pienen epävarmuuden kanssa, että toivottavasti rahat riittää. Päätösten taakse on saatu varmuutta, Virtanen kertoo.

Olympiakomitea, Visma Solutions ja Rantalainen hakivat vuonna 2018 yhdessä urheiluseuraa, jonka taloushallinto kaipasi tehostamista. Seuraamme Urheiluseuran taloushallinto uudelle tasolle -kilpailun voittaneen Palokan Ilon matkaa kohti tehokkaampaa taloushallintoa.

Tutustu uuteen Urheiluseuran taloushallinnon järjestäminen ja valvonta -oppaaseen.

Lisätietoja Visman ja Rantalaisen palveluista ja seurapaketista.